1. POLİTİKANIN AMACI VE KAPSAMI

ARTI365 DANIŞMANLIK HİZMETLERİ ANONİM ŞİRKETİ (HERO) KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ POLİTİKASI (“Politika”) HERO tarafından gerçekleştirilmekte olan işleme faaliyetlerine ve işlenmekte olan kişisel verilerin korunmasına yönelik iş ve işlemler konusunda usul ve esasları belirlemek amacıyla hazırlanmıştır.

2010 yılında yapılan değişiklik sonucunda Anayasanın 20. maddesine eklenen fıkra ile kişisel verilerin korunması Anayasal güvence altına alınmış ve kişisel verilerin korunmasına ilişkin usul ve esasların kanunla düzenleneceği hükme bağlanmıştır. Bu kapsamda, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu 07.04.2016 tarihinde yürürlüğe girmiştir. Öncelikle bir Anayasal hak olan kişisel verilerin korunması konusunda HERO, şirket bünyesinde farkındalığın oluşması için gerekli çalışmaları düzenleyerek ve iç işleyişi kişisel verilerin korunması mevzuatına uyumlu hale getirerek bunu bir şirket politikası haline getirmektedir.

Bu Politika, HERO tarafından kişisel verilerin korunması kanunu ve ilgili mevzuat ile ortaya konulan düzenlemelerin uygulanması bakımından yol gösterme amacı taşımaktadır.

2. KAVRAMLARA AİT TANIMLAR

3. KİŞİSEL VERİLERİN KAYIT ORTAMLARI

HERO tarafından kişisel veriler aşağıdaki kayıt ortamları aracılığıyla işlenmektedir:

• Sunucular
• Veri Merkezleri
• Çıkartılabilir bellekler (USB, Hafıza Kart vb.)
• Bilgi güvenliği cihazları (güvenlik duvarı, günlük kayıt dosyası, antivirüs vb.)
• Kişisel bilgisayarlar
• Optik diskler (CD, DVD vb.)
• Yazıcı, tarayıcı, fotokopi makinesi
• Yazılımlar (ofis yazılımları, devlet kurumlarına ait yazılımlar)
• Mobil cihazlar (telefon, tablet vb.)
• Elektronik olmayan yazılı, basılı, görsel ortamlar

4. ÇALIŞAN, ADAY, STAJYER VE FİZİKSEL ZİYARETÇİ KİŞİ GRUPLARI

4.1. Stajyer ve Aday Kişi Grubuna İlişkin Toplanan Kişisel Veriler

HERO, iş başvurusu amacıyla kendisine başvuran aday kişi grubuna ilişkin olarak aşağıdaki kişisel verileri toplamaktadır:

• Ad Soyadı
• Doğum yeri/tarih
• Telefon, Adres
• Eğitim durumu
• İş deneyimleri
• Mesleki Deneyim
• Referans
• Sürücü Belgesi Bilgileri

4.2. Çalışan Kişi Grubuna İlişkin Toplanan Kişisel Veriler

HERO, iş ilişkisi veya iş sözleşmesinin ifası nedeni ve amacıyla çalışan kişi grubuna ilişkin olarak aşağıdaki kişisel verileri toplamaktadır:

• Ad Soyadı
• İkamet adresi
• Yakın Bilgileri (eş ve çocuklar)
• Çocuk sayısı
• Eş çalışır/çalışmaz durumu
• Bölüm, İşyeri
• İşe giriş tarihi
• Cinsiyet
• Doğum Tarihi
• Medeni Hali
• Görevi
• Ücret
• Banka adı-şube
• Hesap No-IBAN No
• Engel Durumu
• BES-AGİ Formu
• Kimlik fotokopisi
• İşe Giriş Periyodik Muayene Formu
• İkametgâh belgesi
• Sabıka Kaydı
• İş Sözleşmesi
• SRC Belgesi
• Diploma
• İşe Giriş/ Periyodik Muayene
• Adres
• Telefon
• Cinsiyet
• Yaş
• Doğum Tarihi/Yeri
• Kullanılan İlaçlar
• Boy-Kilo
• İşitme Testi
• Akciğer filmi
• Portör Muayenesi
• Kan Grubu
• SFT
• Tam Kan Testi
• Engellilik ve Meslek Hastalığı Bilgileri
• Geçirilmiş ameliyatlar
• Kronik Rahatsızlıklar
• İSG Uzmanı Sicil No
• İş yeri Hekimi Diploma No
• İP ADRESİ
• MAC ADRESİ
• ERİŞİM LOG KAYITLARI
• Video-Fotoğraf
• Dosya No
• İcra kesintileri
• IBAN NO
• Adres
• TCKN

4.3. Adayların ve Stajyerlerin Kişisel Verilerinin Toplanma ve İşlenme Amaçları

HERO, başvurunun niteliğini dikkate alarak adayın aşağıdaki amaçlarla kişisel verilerini işlemektedir:

• Stajyer veya Adayın niteliğini, tecrübesini, ilgisini ve açık pozisyona uygunluğunu değerlendirmek,
• Gerektiği takdirde, adayın ilettiği bilgilerin doğruluğunun kontrolünü yapmak veya üçüncü kişilerle iletişime geçip aday hakkında referans araştırması yapmak,
• Başvuru ve işe alım süreci hakkında aday ile iletişime geçmek veya uygun olduğu takdirde, sonradan yurtiçinde veya yurtdışında açılan herhangi bir pozisyon için aday ile iletişime geçmek,
• Herhangi bir mevzuatın gereklerini ya da yetkili kurum veya kuruluşun taleplerini karşılamak,
• HERO’nin uyguladığı işe alım ilkelerini geliştirmek ve iyileştirmek,
• İş sağlığı ve güvenliği çerçevesinde yapılması gereken faaliyetleri icra etmek.

4.4. Çalışanların Kişisel Verilerinin Toplanma ve İşlenme Amaçları

HERO, çalışan kişi grubunun aşağıdaki amaçlarla kişisel verilerini işlemektedir:

• HERO’in uyguladığı iş sözleşmesi ilkelerini geliştirmek ve iyileştirmek,
• Acil durum süreçlerinin yürütülebilmesi,
• Denetim ve etik faaliyetlerin yürütülebilmesi,
• İnsan kaynakları süreçlerinin yürütülebilmesi,
• Doğabilecek uyuşmazlıklarda veya gerçekleşebilecek adli bir vakada yetkili kamu kurum veya kuruluşların taleplerinin karşılanabilmesi,
• Çalışanın istihdamı ile ilgili olarak yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi amacıyla,
• Personellere maaş hesabı açılması, gerektiği durumlarda kiralık araç verilmesi, telefon verilmesi, telefon hattı verilmesi, yemek kartı verilmesi, otomatik bireysel emeklilik işlemlerinin yerine getirilmesi amacıyla,
• Çalışanın görevini yerine getirebilmesi için gerekli sağlık koşullarının takibi amacıyla,
• Çalışanın maaşına konulan maaş hacizlerinin takibi amacıyla,
• HERO’in gizlilik politikalarının ve standartlarının sağlıklı olarak temini ve denetimi amacıyla,
• Acil durumların varlığı halinde Çalışanın kendi rızası ile verdiği kişiler ile iletişime geçilmesi amacıyla,
• İşe giriş ve çıkışların tespiti ve kontrolü amacıyla,
• Üst yönetime yapılacak raporlama ve analizlerin hazırlanması amacıyla,
• Yazılım, kurumsal kaynak planlaması, raporlama, pazarlama gibi işlevlerin yerine getirilmesi,
• İşyerinde gizlilik ve güvenlik uygulamaları nedeniyle kamera görüntülerinin kaydedilmesi,
• Kanun ve yönetmelikler ile belirlenmiş gerekliliklerin ifa edilmesi (vergi mevzuatı, sosyal güvenlik mevzuatı, borçlar hukuku mevzuatı, ticaret hukuku mevzuatı, iş sağlığı ve güvenliği hukuku, elektronik iletişim ile ilgili mevzuat vb.)

4.5. Çalışanların ve Adayların Kişisel Verilerinin Toplanma ve İşlenme Yöntemleri

İşe alım sürecinde adayların kişisel verileri bu Politika’da belirtilen diğer yöntem ve vasıtalarla birlikte veya ek olarak aşağıdaki yöntem ve vasıtalarla toplanmaktadır:

• Matbu veya elektronik ortamda yayınlanan başvuru formu,
• Adayların HERO’e e-posta, kargo, referans ve benzeri yöntemlerle ulaştırdıkları özgeçmişler,
• İstihdam veya danışmanlık şirketleri, İşkur, İK siteleri ile Linkedin,
• Aday tarafından iletilen bilgilerin doğruluğunu teyit etmek amacıyla yapılan kontroller ile HERO tarafından yapılan araştırmalar.

HERO, toplanan kişisel verileri bilgisayar sistemleri ve insan kaynakları personeli vasıtasıyla otomatik olan veya otomatik olmayan yollarla işler.

4.6. Adaylar ve Stajyerler Hakkında Referans Araştırması Yapılması

HERO, adaylar ve stajyerler hakkında, adayların ve stajyerlerin iş başvuru formunda ilgili alanları doldurmak suretiyle belirtmiş olduğu bilgiler ile referans araştırması yapabilir.

Yapılacak referans araştırması genel olarak adayın ve stajyerin verdiği bilgilerin doğruluğunu teyit etmeye yönelik olacaktır. Ayrıca adayın ve stajyerin kendisi hakkında sakladığı ve HERO açısından risklerin doğmasına sebep olabilecek bilgileri tespit etmek de yapılabilecek araştırmanın amaçları arasında olacaktır.

Referans araştırması yapılması amacıyla iletişime geçilecek olan kişilere karşı aydınlatma yükümlülüğü ilk iletişim anında HERO yetkilisi tarafından yerine getirilecektir.

Yapılacak referans araştırması kapsamında üçüncü kişilerle adaylara ait kimlik bilgileri, iş ve eğitim tecrübeleri gibi gerekli kişisel veriler paylaşılabilir. Ayrıca stajyerler ve adaylar hakkında üçüncü kişilerden kişisel veri elde edilebilir.

Stajyerler ve Adaylar, kendileri ile ilgili yapılacak referans araştırması hakkında her zaman HERO ile irtibat kurabilir.

4.7. Çalışanların ve Adayların Kişisel Verilerine İlişkin Hakları

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun (“KVKK”) 11. Maddesinden kaynaklanan haklarını kullanmak isteyen adaylar bu Politika’da açıklanan usul ve esaslar kapsamında HERO’e başvurabilirler.

4.8. Stajyerlik ve Adaylık Sürecinde Toplanan Kişisel Verilerden İşe Alım Halinde İşlenmesine Devam Edilecek Olanlar

İşe alım süreçleri boyunca stajyer ve aday hakkında toplanan ve işlenen tüm kişisel veriler, adayın ilgili açık pozisyonda istihdam edilmesine karar verilmesi halinde özlük dosyasına aktarılır.

4.9. Çalışanların, Stajyerlerin ve Adayların Kişisel Verilerinin Güvenliği

HERO, işlediği kişisel verilerin güvenliği bakımından, veri konusu kişi grupları (aday, stajyer gibi) arasında ayrım gözetmez. Kişisel verilerin güvenliği hakkında detaylı bilgi bu dokümanın kişisel verilerin güvenliğine ilişkin bölümünde yer almaktadır.

5. MÜŞTERİ – TEDARİKÇİ veya TEDARİKÇİ ÇALIŞANI

5.1. Müşterilere İlişkin Toplanan Kişisel Veriler

HERO tarafından müşteriye sunulan hizmet, ürün ya da ticari faaliyete bağlı olarak değişkenlik gösterebilmekle beraber; sözlü, yazılı ya da elektronik ortamda, HERO tarafından temin edilerek ve HERO ürün ve hizmetlerini kullanımınız süresince aşağıda yer alan kişisel verileriniz işlenmektedir:

• Ad-Soyadı
• Adres
• Telefon
• E-posta
• TCKN
• Banka IBAN No Bilgileri (İade işlemleri sırasında)
• Fatura Bilgisi

5.2. Tedarikçi veya Tedarikçi Çalışanı İlişkin Toplanan Kişisel Veriler

• Ad ve soyadı
• Telefon numarası
• Elektronik posta adresi (iletişim bilgileri)
• Adres
• TC kimlik numarası
• Firma Cari Bilgisi
• İmza

5.3. Müşterilerin ve Tedarikçi Yetkilisi veya Tedarikçi Çalışanı Verilerinin Toplanma ve İşlenme Amaçları

HERO, müşteriye sunduğu hizmet ile aralarındaki iş ilişkisini dikkate alınarak müşterinin aşağıdaki amaçlarla kişisel verilerini işlemektedir:

• Müşteriye sağlanan kargo vb. hizmetlerin sağlıklı şekilde gerçekleştirilebilmesi
• İrsaliye ve fatura gönderimi için verilerden yararlanmak
• Herhangi bir uyuşmazlıkta uyuşmazlığın giderilmesi için kullanmak
• Faaliyetlerin mevzuata uygun yürütülmesi
• Mal/hizmet satış sonrası destek hizmetlerinin yürütülmesi
• Mal/hizmet satış süreçlerinin yürütülmesi
• Mal/hizmet üretim ve operasyon süreçlerinin yürütülmesi
• Mal/hizmet satın alma süreçlerinin yürütülmesi
• Denetim faaliyetlerinin yerine getirilmesi
• Ortaya çıkan uygunsuzlukların kapatılması
• İcra işlemlerini gerçekleştirmek
• Ödeme veya tahsilat işlemleri için tedarikçiden veya müşteriden alınan bilgiler

5.4. Müşterilerin Kişisel Verilerinin Toplanma ve İşlenme Yöntemleri

Görüşme ve/veya değerlendirme sürecinde müşterilerin kişisel verileri bu Politika’da belirtilen diğer yöntem ve vasıtalarla birlikte veya ek olarak aşağıdaki yöntem ve vasıtalarla toplanabilir:

• Sözlü, yazılı ya da elektronik ortamda; e-posta, yazılı dilekçe, öneri-talep formları, teknik servis formları ile
• İlgili kişiden talep edilen bilgiler, fuar, toplantı gibi etkinlikler
• İnternet sitesi üzerinden

5.5. Müşterilerin Kişisel Verilerine İlişkin Hakları

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’ndan (“KVKK”) kaynaklanan haklarını kullanmak isteyen müşteriler, bu Politika’da açıklanan usul ve esaslar kapsamında HERO’e başvurabilirler.

6. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNE İLİŞKİN İLKELER

HERO, kişisel verilerin korunması konusunda şirket politikası olarak özel bir hassasiyet göstermekte olup bu doğrultuda aşağıdaki temel ilkeler ışığında hareket etmektedir:

6.1. Hukuka ve Dürüstlük Kuralına Uygun İşleme

Kişisel verilerin işlenmesinde hukuksal düzenlemelerle getirilen ilkeler ile genel güven ve dürüstlük kuralına uygun hareket edilmektedir.

6.2. Kişisel Verilerin Doğru ve Gerektiğinde Güncel Olmasını Sağlama

Kişi gruplarının işlenen kişisel verilerinin doğru ve güncel olması için dönemsel kontrol ve güncellemeler yapılmakta ve bu doğrultuda gerekli tedbirler alınmaktadır. Bu kapsamda kişisel verilerin doğruluğunu kontrol etme ve gerekli düzeltmeleri yapmaya yönelik sistemler HERO bünyesinde oluşturulur.

6.3. Belirli, Açık ve Meşru Amaçlarla İşleme

Kişisel veriler, açık, belirli ve meşru veri işleme amaçlarına dayalı olarak işlenmektedir. Verilerin hangi amaçla işleneceği, aşağıda detaylı olarak yer almaktadır.

6.4. İşlendikleri Amaçla Bağlantılı, Sınırlı ve Ölçülü Olma

Kişisel veriler öngörülen amaç/amaçların gerçekleştirilebilmesi için ölçülü, amaçla ilintili ve sınırlı biçimde işlenmekte ve amacın gerçekleştirilmesiyle ilgili olmayan veya ihtiyaç duyulmayan kişisel verilerin işlenmesinden kaçınılmaktadır.

6.5. İlgili Mevzuatta Öngörülen veya İşlendikleri Amaç İçin Gerekli Olan Süre Kadar Muhafaza Etme

HERO, kişisel verileri ancak ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza etmektedir. Bu kapsamda, öncelikle ilgili mevzuatta kişisel verilerin saklanması için bir süre öngörülüp öngörülmediği tespit edilmekte, bir süre belirlenmişse bu süreye uygun davranılmakta, bir süre belirlenmemişse kişisel veriler işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar saklanmaktadır. Sürenin bitimi veya işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde, daha uzun süre işlenmelerine izin veren hukuki bir sebep bulunmaması halinde, kişisel veriler HERO’nin Kişisel Verilerin Saklanması ve İmhası Politikasına göre silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.

7. KİŞİ GRUPLARININ KİŞİSEL VERİLERİNİN İŞLENMESİ ŞARTLARI

İlgili kişi gruplarının açık rızası, kişisel verilerin hukuka uygun olarak işlenmesini olanaklı kılan hukuka uygunluk sebeplerinden sadece bir tanesidir. Açık rıza dışında, aşağıda yer alan diğer hukuka uygunluk sebeplerinden birinin varlığı durumunda da kişisel veriler işlenebilir.

Kişisel veri işleme faaliyetinin dayanağı aşağıda belirtilen hukuka uygunluk sebeplerinden yalnızca biri olabildiği gibi bu şartlardan birden fazlası da aynı kişisel veri işleme faaliyetinin dayanağı olabilir. İşlenen kişisel verilerin, özel nitelikli kişisel veri olması halinde ise; aşağıda “Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenebileceği Haller” başlığı içerisinde yer alan koşullar uygulanır. Kişi grupları, işbu Politika ile işlenen kişisel verilerinin hangileri olduğu, kişisel verilerinin hangi amaçlarla ve hangi sebeplerle işlendiği, kişisel verilerinin hangi kaynaklardan toplandığı, bu kişisel verilerin kimlerle paylaşılacağı ve nasıl kullanılacağı gibi konular hakkında bilgilendirilir.

7.1. Kanunlarda Açıkça Öngörülmesi

Kanunlarda açıkça kişisel veri işlenmesi öngörüldüğü hallerde, HERO verisi işlenecek kişi gruplarının ayrıca açık rızasını almadan kişisel verilerini işler. Örneğin Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi Hakkında Kanun uyarınca üyelik, ticari elektronik izni verilmesi, sipariş, ödeme, teslimat, ürüne ilişkin iptal veya iade gibi süreçlerde kişisel verilerin işlenmesi.

7.2. Fiili İmkânsızlık Sebebiyle İlgilinin Açık Rızasının Alınamaması

Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda olan veya rızasına geçerlilik tanınamayacak olan kişi grubunun kendisinin ya da başka bir kişinin hayatı veya beden bütünlüğünü korumak için kişisel verisinin işlenmesinin zorunlu olması halinde kişi grubunun açık rızası alınmaksızın verileri işlenebilir.

7.3. Sözleşmenin Kurulması veya İfasıyla Doğrudan İlgili Olması

Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması halinde veriler işlenebilir.

7.4. HERO’in Hukuki Yükümlülüğünü Yerine Getirmesi

Veri sorumlusu olarak hukuki yükümlülükleri yerine getirmek için işlemenin zorunlu olması halinde açık rıza alınmaksızın kişi grubunun kişisel verileri işlenebilir.

7.5. Kişi Gruplarının Kişisel Verisini Alenileştirmesi

Kişi grubunun, kişisel verisinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması halinde, açık rızaya gerek olmaksızın veriler işlenebilir. Örneğin üyenin internette, sosyal medya hesaplarında herkese açık olarak paylaşmış olduğu kişisel veriler, bu paylaşım iradesine uygun ve ölçüde olduğu takdirde işlenebilecektir.

7.6. Bir Hakkın Tesisi veya Korunması için Veri İşlemenin Zorunlu Olması

Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması halinde kişi grubunun açık rızası alınmaksızın verileri işlenebilir. Örneğin üyenin mahkemeye yapmış olduğu bir şikayete istinaden bilgilerinin bu şikayet dosyasına konulması.

7.7. Meşru Menfaate Dayalı Olarak Verilerin İşlenmesi

Kişi grubunun temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla HERO’nin meşru menfaatleri için veri işlemenin zorunlu olması halinde kişi grubunun açık rızası alınmaksızın kişisel verileri işlenebilir. Örneğin müşteri memnuniyetini sağlamak amacıyla HERO tarafından memnuniyet anketleri yapılması.

7.8. Kişi Grubunun Kişisel Verilerinin Açık Rızaya Dayalı Olarak İşlenmesi

Kişi grubunun kişisel verileri, yukarıda madde 5.2’de belirtilen şartlardan herhangi birine dayalı olarak işlenemediği durumlarda, açık rızaya dayalı olarak işlenecektir.

8. ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENEBİLECEĞİ HALLER

Kişisel verilerin bir kısmı, “özel nitelikli kişisel veri” olarak ayrı şekilde düzenlenmekte ve özel bir korumaya tabi olmaktadır.

8.1. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Açık Rızaya Dayalı Olarak İşlenmesi

Özel nitelikli kişisel veriler, kişi grubunun açık rızası olması halinde, bu Politikada belirtilen ilkeler ve gerekli idari ve teknik tedbirler alınarak işlenebilir.

8.2. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Açık Rıza Olmaksızın İşlenebileceği Haller

Özel nitelikli kişisel veriler, kişi grubunun açık rızası bulunmayan durumlarda Kişisel Verileri Koruma Kurulu (“Kurul”) tarafından belirlenecek olan yeterli önlemlerin alınması kaydıyla aşağıdaki durumlarda işlenebilecektir:

• Kişi grubunun sağlığı ve cinsel hayatı dışındaki özel nitelikli kişisel veriler, kanunlarda öngörülen hallerde,
• Kişi grubunun sağlığına ilişkin özel nitelikli kişisel veriler ise ancak kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından.

9. KİŞİ GRUBUNUN AYDINLATILMASI VE BİLGİLENDİRİLMESİ

Kişisel verilerin elde edilmesi sırasında kişi grubu HERO tarafından bilgilendirilir. Bu kapsamda HERO irtibat kişisinin kimliği, kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği, işlenen kişisel verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği, kişisel veri toplamanın yöntemi ve hukuki sebebi ile kişi gruplarının sahip oldukları haklar kendilerine bildirilir.

Kişi gruplarının, kişisel verilerine ilişkin bilgi talep etmesi halinde arti365danismanlik@hs01.kep.tr ve kvkk@arti365danismanlik.com e-posta adreslerine, kayıtlı elektronik posta (KEP) adresi, güvenli elektronik imza, mobil imza ya da HERO sistemlerinde kayıtlı bulunan e-posta adresini kullanmak suretiyle e-posta göndererek ya da CUMHURİYET MAHALLESİ YENİYOL SK. NO:8 D:16, 34380 ŞİŞLİ/İSTANBUL adresine yazılı başvuruda bulunulması halinde gerekli bilgilendirme yapılır.

10. KİŞİSEL VERİLERİN KATEGORİZE EDİLMESİ

Bu POLİTİKA kapsamında, HERO tarafından kişi gruplarının aşağıda belirtilen kategorilerdeki kişisel verileri işlenmektedir:

• Kimlik Bilgisi
• İletişim Bilgisi
• Özlük Bilgisi
• Hukuki İşlem ve Uyum Bilgisi
• Felsefi inanç, dil, din, mezhep
• İşlem Güvenliği Bilgisi
• Finansal Bilgi
• Meslek Deneyim Bilgisi
• Sağlık Bilgileri

11. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME AMAÇLARI

11.1. İşlenme Koşulları

Kişisel veriler aşağıdaki koşullarla sınırlı olarak işlenmektedir. Bu koşullar;                   

• Kişisel verilerinizin işlenmesine ilişkin ilgili faaliyetin kanunlarda açıkça öngörülmesi,
• Kişisel verilerinizin HERO tarafından işlenmesinin bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili ve gerekli olması,
• Kişisel verilerin işlenmesinin HERO’nun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması,
• Kişisel verilerin kişi grubu tarafından alenileştirilmiş olması şartıyla; alenileştirme amacıyla sınırlı bir şekilde HERO tarafından işlenmesi,
• Kişisel verilerin HERO tarafından işlenmesinin HERO veya kişi gruplarının veya üçüncü kişilerin haklarının tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu olması,
• Kişi gruplarının temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla HERO’nun meşru menfaatleri için kişisel veri işleme faaliyetinde bulunulmasının zorunlu olması,
• HERO tarafından kişisel veri işleme faaliyetinde bulunulmasının ilgili kişinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması ve bu durumda da ilgili kişinin fiili imkânsızlık veya hukuki geçersizlik nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunması.

Yukarıda belirtilen şartların bulunmaması halinde; kişisel veri işleme faaliyetinde bulunmak için HERO kişisel veri sahiplerinin açık rızalarına başvurmaktadır.

11.2. İşleme Amaçları

HERO kişisel verileri; aşağıda belirtilen amaçlarla işlemektedir:

Aday- Çalışan-Stajyer Grubu için:

• İşe alım süreçlerinin gerçekleştirilebilmesi,
• Adayların değerlendirilebilmesi,
• Özlük dosyasının oluşturulması,
• Performans değerlendirmesi yapılabilmesi,
• İşin gereklerini sürekli olarak yerine getirmeye ehil olup olmadığının tespiti,
• İş akdi çerçevesinde çalışan kişilerin genel sigorta, özel sigorta ve sair işlemlerinin yürütülebilmesi,
• Yan hak süreçlerinin yönetilebilmesi, periyodik sağlık kontrollerinin gerçekleştirilmesi, işe giriş ve çıkış işlemlerinin yapılması,
• Kanuni takibat işlemlerinin yapılması

Müşteri Grubu için:

• Müşteri tarafından istek doğrultusunda doldurulmuş bulunan öneri ve talep formlarının değerlendirilmesi ve işin geliştirilmesi.
• Müşterilere sağlanan hizmetlerin sağlıklı şekilde gerçekleştirilmesi.
• Kanuni takibat işlemlerinin yapılması
• Müşterilere sağlanan kurulum, kargo vb. hizmetlerin sağlıklı şekilde gerçekleştirilmesi.

Soruşturmayı veya yargılamayı yürüten makamı temsil eden kamu görevlisi, idari kurum çalışanı için:

• Yasal ve idari süreçlerin yönetiminde ihtiyaç duyulabilecek bilgi ve belgelerin temini.
• Yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi.
• İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi/ Denetimiİş Süreçlerinin İyileştirilmesine Yönelik Önerilerinin Alınması ve Değerlendirilmesi
• Lojistik Faaliyetlerin Yürütülmesi
• Mal/ Hizmet Satın Alım Süreçlerinin Yürütülmesi
• Mal Hizmet Satış Sonrası Destek Hizmetlerinin Yürütülmesi
• Mal/ Hizmet Satış Süreçlerinin Yürütülmesi
• Mal/ Hizmet Üretim ve Operasyon Süreçlerinin Yürütülmesi
• Yasal gereksinim
• Anlaşmazlıkların Çözümü

Çevrimiçi Ziyaretçi için:

• Yasal düzenlemelere uyum gereği.
• Çevrimiçi ziyaretçi ve kullanıcıların sistem hareketlerinin loglanması.

Hissedar/Ortak için:

• Yasal ve idari süreçlerin yönetiminde ihtiyaç duyulabilecek bilgi ve belgelerin temini

12. KİŞİSEL VERİLERİN YURTİÇİ VE/VEYA YURTDIŞI ÜÇÜNCÜ KİŞİLERE AKTARILMASI

Kişi grubuna ait kişisel veriler, işleme amaçları doğrultusunda gerekli güvenlik önlemleri alınarak üçüncü kişilere (üçüncü taraf şirketlere, üçüncü gerçek kişilere) aktarılabilmektedir.

12.1. Kişisel Verilerin Aktarılması

Kişisel veriler, KVKK Madde 8 ve Madde 9’da öngörülen koşulların gerçekleşmesi durumunda üçüncü kişilere aktarılabilir.

Siteye üye olmayan çevrimiçi ziyaretçilerin anonim nitelikteki bilgileri, site kullanım alışkanlıkları çerezler ile toplanmaktave paylaşılabilmektedir.

12.2. Kişisel Verilerin Aktarıldığı Üçüncü Kişiler ve Aktarılma Amaçları

Kişisel verileriniz aşağıda sıralanan veri konusu kişi gruplarına aktarılabilir:

• İş ortaklarına (Bağımsız Denetmenler, Anlaşmalı olunan sigorta şirketleri),
• Firmanın sosyal medya hesaplarında bu hesapları takip eden kişiler ile(şirket içinde kutlama ve etkinliklerde kişilerin açık rızaları doğrultusunda(fotoğraf paylaşımı da dahil) çekilen fotoğraf ve videolar için),
• Hukuken yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına,
• Hukuken yetkili özel hukuk kişilerine (Şirket Avukatı/ Hukuk Müşaviri, İşyeri Hekimi).

Kişisel verileriniz aşağıdaki amaçlar ile aktarılmaktadır:

• HERO’nun uyguladığı iş sözleşmesi ilkelerini geliştirilmesi ve iyileştirilmesi,
• Acil durum süreçlerinin yürütülebilmesi,
• Doğabilecek uyuşmazlıklarda veya gerçekleşebilecek adli bir vakada yetkili kamu kurum veya kuruluşların taleplerinin karşılanabilmesi,
• Performans değerlendirmesi yapmak ve ücret politikaları belirlenmesi.

13. KİŞİSEL VERİLERİN GÜVENLİĞİ

Kişisel verilerin güvenliğini sağlamak adına yetkisiz erişim risklerini, kaza ile veri kayıplarını, verilerin kasti silinmesini veya verilerin zarar görmesini engelleyecek makul önlemler alınmaktadır.

Kişisel verilere, erişim yetkisi bulunan kişilerden başkasının erişmesini engellemek adına gereken her türlü teknik ve fiziki önlemler alınır. Bu kapsamda özellikle yetkilendirme sistemi, hiç kimsenin gereğinden fazla kişisel veriye erişmesinin mümkün olmayacağı şekilde kurgulanır. Sağlık verileri gibi özel nitelikli kişisel verilerin güvenliği sağlanırken diğer kişisel verilere göre daha katı önlemler alınır.

Yetkilendirilmiş kişiler gereken güvenlik kontrollerinden geçirilir. Ayrıca bu kişiler görev ve sorumlulukları hakkında eğitilir.

Kişisel verilere erişim kayıtları teknik imkânlar elverdiği ölçüde tutulur ve bu kayıtlar düzenli aralıklarla incelenir. Yetkisiz erişim söz konusu olduğunda derhal soruşturma başlatılır.

HERO işlenen verilerin güvenliğinin sağlanması amacıyla aşağıdaki yükümlülüklere uyar:

• Kişisel verilerin korunmasına ilişkin konularda hukuka uygun ve dürüst davranma,
• Kişisel verileri doğru, tam ve eksiksiz işleme,
• Güncelliğini kaybeden kişisel verilerin güncellenmesi amacıyla gerekli çalışmaları yapma,
• Kişisel verilerin işlenmesinde herhangi bir hukuka aykırılık fark ettiğinde ilgili yöneticiyi bilgilendirme,
• Kişisel verilere ilişkin kanuni hakların kullanılabilmesi için gerekli yönlendirmeleri yapma.

14. KİŞİ GRUPLARININ YASAL HAKLARI VE KULLANMA YÖNTEMLERİ

14.1. KVKK Kapsamında Kişisel Verilere İlişkin Haklar

Kişisel verilere ilişkin olarak kişi gruplarının kullanabileceği haklar KVKK Madde 11’de yer almakta olup, aşağıdaki gibidir:

• Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
• Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,
• İlgili mevzuatta öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
• (d) ve (e) bentleri uyarınca yapılan işlemlerin, kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
• Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme.

14.2. Kişisel Verilere İlişkin Hakların Kullanılmasına İlişkin Esaslar

Kişisel verilere ilişkin hakları kullanmak için kişiler, arti365danismanlik@hs01.kep.tr ve kvkk@arti365danismanlik.com e-posta adreslerine, kayıtlı elektronik posta(KEP) adresi, güvenli elektronik imza, mobil imza ya da HERO sistemlerinde kayıtlı bulunan e-posta adresini kullanmak suretiyle e-posta göndererek ya da arti365danismanlik.com sayfasında yer alan KVK Başvuru Formu’nu kullanarak başvuru yapabileceklerdir.Bu şekilde yapacağınız başvurulara en geç 30 gün içerisinde cevap verilecektir.

15. YÜRÜRLÜK VE GÜNCELLENEBİLİRLİK

İşbu Politika14.02.2020 tarihinde yürürlüğe girmiştir. Politika değişen koşullara ve mevzuata uyum amacıyla güncellenebilecektir.